1 REKISTERIN NIMI
Koulutuksenhallinnan tietojärjestelmä. Tietojärjestelmä muodostuu seuraavista rekistereistä:
• asiakasrekisteri
• henkilörekisteri
• osallistujarekisteri
2 REKISTERIN PITÄJÄ
FCG Finnish Consulting Group Oy
Osmontie 34, 00610 Helsinki
PL 950, 00601 Helsinki
p. 010 409 2000
3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
Johtaja Pertti Laitinen
etunimi.sukunimi[at]fcg.fi
4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
Pääkäyttäjä, asiakaspalvelupäällikkö Paula Kurkipää
etunimi.sukunimi[at]fcg.fi
5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Koulutuksenhallintajärjestelmään rekisteröidään FCG:n järjestämään koulukseen osallistuvien henkilöiden ja heidän työnantajiensa nimi- ja osoitetiedot sekä koulutukseen osallistujien opintosuoritukset, jos koulutuksesta annetaan todistus.
Järjestelmän tarkoituksena on
• ylläpitää asiakas-, henkilö- ja osallistumistietoja
• tuottaa FCG:n toiminnan suunnittelun, toteutuksen ja seurannan apuna käytettäviä tilastotietoja
• tuottaa koulutusasiakkaiden laskutuksessa tarvittavat tiedot
• tuottaa osallistujia koskevia raportteja.
6 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Koulutuksenhallintajärjestelmä on FCG:n toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Rekisteröidyt (koulutukseen ilmoittautuneet ja kouluttajina toimivat) henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa. Rekisteröidyt ovat antaneet suostumuksensa tietojen käsittelyyn täyttämällä ilmoittautumislomakkeen. Järjestelmään rekisteröidään vain toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeelliset tiedot.
7 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Koulutuksenhallintajärjestelmän henkilörekisteri sisältää koulutukseen osallistuneista ja kouluttajina toimineista seuraavat tiedot
• sukunimi ja etunimi
• tehtävänimike
• syntymäaika, jos henkilö osallistuu koulutukseen, jossa kyseinen tieto vaaditaan
• työnantajan nimi ja osoitetiedot
• oma osoite, jos henkilö haluaa vahvistuksen kotiosoitteeseensa
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite ja mahdollinen osoitteen käyttökielto
• mahdolliset ruokavaliota koskevat tiedot
• tiedot, mihin tilaisuuksiin/kursseihin osallistunut
8 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Koulutuksenhallintajärjestelmän henkilö- ja asiakasrekisteriä päivitetään henkilöiden kurssi-ilmoittautumisten perusteella sekä henkilöiden itsensä ilmoittamien muutosten perusteella.
9 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
Henkilörekisterin tietoja luovutetaan vain Suomen Kuntaliitto -konsernin sisäiseen käyttöön.
10 REKISTERIN KÄYTTÖ
Koulutuksenhallintajärjestelmän tiedot on tarkoitettu vain FCG:n käyttöön. Käyttö perustuu toimintokohtaisesti ja käyttäjäryhmäkohtaisesti määriteltyihin käyttöoikeuksiin.
11 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
Järjestelmää ei ole yhdistetty muihin rekistereihin.
12 REKISTERIN SUOJAAMINEN
Koulutuksenhallintajärjestelmä on tarkoitettu FCG:n sisäiseen käyttöön ja sen käyttäjille määritellään käyttöoikeudet käyttäjäryhmäkohtaisesti henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä ja palvelinlaitteet on keskitetty lukittuun tilaan, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä.
13 REKISTERIEN RAPORTTI- JA TULOSTUSTIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
FCG:n henkilökunta tuottaa järjestelmästä osallistujaluettelot ilmoittautuneille, koulutuspaikkoihin ja kouluttajille.
14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
Koulutuksenhallintajärjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä verkkopalvelussa (www.fcg.fi/koulutus). Henkilön ilmoittautuessa koulutukseen häneltä kysytään, saako sähköpostiosoitetta käyttää markkinoitaessa FCG tulevaa koulutusta ja tämä tieto rekisteröidään henkilörekisteriin.
15 REKISTERITIETOJEN TARKASTUSOIKEUS
Henkilörekisteriin kirjatulla on oikeus henkilökohtaisen pyynnön perusteella tarkistaa rekisterissä olevien itseään koskevien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Tarkastuspyyntö esitetään pääkäyttäjälle.
16 REKISTERITIETOJEN KORJAAMINEN
Henkilötiedot korjataan henkilöiden oman pyynnön perusteella tai uuden ilmoittautumisen yhteydessä annettujen tietojen perusteella. Henkilö- ja asiakastietojen muutokset tekee koulutussihteeri.
17 KIELTO-OIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää antamasta häntä koskevia tietoja muihin kuin kohdassa 9 mainittuihin tarkoituksiin.
18 REKISTERIHALLINTO
FCG käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.
Rekisterin vastuuhenkilö päättää
• rekisteriasioita hoitavien henkilöiden nimeämisestä ja heidän tehtävistään
• rekisteriselosteen laatimisesta
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä
• käyttöoikeuksien myöntämisen perusteista.
Pääkäyttäjä huolehtii
• rekisteriselosteen päivittämisestä
• käyttöoikeuksien antamisesta käyttäjille
• rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta ja rekisteröityjen pyytämien tietojen korjaamisesta.
Koulutustilaisuuksista vastaavat koulutussihteerit huolehtivat ilmoittautumisten perusteella tehtävistä henkilötietojen korjaamisesta omien koulutustilaisuuksiensa osalta.
FCG-konsernin tietohallinto huolehtii
• rekisterin teknisestä ylläpidosta
• rekisterin teknisestä suojaamisesta.
Koulutuksenhallinnon tietojärjestelmästä on tehty ylläpitosopimus järjestelmän toimittajan kanssa.