Sisältölohkot

Toimitusehdot yhteistyökumppaneille Delivery terms for business partners (in English below)

Toimitusehdot yhteistyökumppaneille – näytteilleasettajat ja pääyhteistyökumppanit

Näitä toimitusehtoja sovelletaan FCG Finnish Consulting Group Oy:n (y-tunnus 1940671–3, jäljempänä "FCG") järjestämien tapahtumien ja koulutustilaisuuksien näytteilleasettaja-, pääyhteistyökumppani- sekä sponsoriosallistumisiin. Sopimusehdot sitovat näytteilleasettaja- tai sponsorisopimuksen hyväksynyttä yritystä tai organisaatiota (jäljempänä "Asiakas") sekä sen nimeämiä edustajia ja osastohenkilökuntaa.

Nämä ehdot täydentävät FCG:n koulutusten yleisiä toimitusehtoja, jotka ovat saatavilla osoitteessa koulutus.fcg.fi/toimitusehdot. Ristiriitatilanteessa näytteilleasettajia ja sponsoreita koskevat erityisehdot menevät yleisten ehtojen edelle.

Organisaation edustajana toimiva henkilö vahvistaa ehdot hyväksyessään ja ilmoittautumisen tehdessään, että hänellä on oikeus ja valtuus tehdä sopimus edustamaansa organisaatiota sitovasti.

Organisaatio vastaa siitä, että FCG:llä on käytössään ajantasaiset yhteys- ja laskutustiedot sekä tieto mahdollisesta yhteyshenkilön vaihtumisesta. Organisaation yhteyshenkilön vaihtuminen, palvelussuhteen päättyminen tai muutokset yhteystiedoissa eivät vaikuta sopimuksen sitovuuteen tai organisaation velvollisuuksiin tämän sopimuksen perusteella.

Asiakkaan tulee tutustua näihin toimitusehtoihin huolellisesti ennen näytteilleasettaja- tai sponsorointikumppaniksi rekisteröitymistä. Asiakas hyväksyy tilauksen tehdessään nämä toimitusehdot ja sitoutuu noudattamaan niitä kokonaisuudessaan kulloinkin voimassa olevassa muodossaan.

Tilauksen syntyminen

Näyttelyosastopaikan varaaminen tai sponsorisuudesta sopiminen tapahtuu kunkin tapahtuman kumppanimyynnin ohjeistuksen mukaisesti. Varauksen etenemistapa, aikataulut ja saatavilla olevat paketit on kuvattu tapahtuman verkkosivuille sekä näyttelymyynnin lähettämässä erillisessä myynti- tai sopimusmateriaalissa. Asiakkaan tulee tutustua tapahtumakohtaiseen ohjeistukseen ennen varauksen tekemistä.

Sitova sopimus syntyy, kun FCG on kirjallisesti vahvistanut tilauksen. Pelkkä varauslomakkeen tai tilausviestin lähettäminen ei vielä muodosta sitovaa sopimusta. FCG pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä tilaukset harkinnanvaraisesti eikä ole velvollinen perustelemaan hylkäyspäätöstä.

Asiakas sitoutuu ilmoittamaan tapahtumaan osallistuvat edustajansa ja osastohenkilökuntansa FCG:n antamien tilaisuuskohtaisten ohjeiden mukaisesti. Yrityskumppanuuden solmiminen sekä osallistujien ilmoittaminen tapahtuu lähtökohtaisesti koulutus.fcg.fi-sivuston kautta noudattaen sivustolla kulloinkin voimassa olevia toimitusehtoja, jotka ovat saatavilla osoitteessa koulutus.fcg.fi/toimitusehdot.

Asiakas vastaa siitä, että kaikki ilmoitettavat osallistujatiedot ovat oikeat ja täydelliset, ja että ne toimitetaan tapahtumakohtaisessa ohjeistuksessa määriteltyyn määräaikaan mennessä. Organisaation edustajana toimiva henkilö vahvistaa ilmoittautumisen yhteydessä, että hänellä on oikeus ja valtuus ilmoittaa osallistujat edustamaansa organisaatiota sitovasti.

FCG pidättää oikeuden antaa tapahtumakohtaisia täydentäviä ohjeita osallistujien ilmoittamismenettelyyn liittyen. Tällaiset ohjeet julkaistaan tapahtuman sivustolla ja/tai toimitetaan Asiakkaalle kirjallisesti, ja ne sitovat Asiakasta osana tätä sopimusta.

Nämä toimitusehdot yhdessä FCG:n vahvistaman tilauksen kanssa muodostavat Osapuolten välisen sopimuksen kokonaisuudessaan. Sopimus syntyy ja on sitova ilman, että Osapuolet allekirjoittavat erillistä sopimusasiakirjaa, ellei toisin ole erikseen kirjallisesti sovittu. FCG ei ole velvollinen allekirjoittamaan tai muutoin hyväksymään Asiakkaan omia sopimuspohjia, yleisiä ehtoja, hankintaehtoja tai muita vastaavia asiakirjoja.

Hinnoittelu

Voimassa olevat hinnat ja hinnoitteluperusteet ovat nähtävissä tilaisuuskohtaisesti joko tilaisuuden verkkosivuilla tai kirjallisesti toimitettuna Asiakkaalle. Kumppanuuksien hinnat ovat voimassa toistaiseksi tai erikseen ilmoitettuna aikana. FCG pidättää oikeuden muuttaa hintoja ja hinnoitteluperusteita. Kumppanuuksien hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa, ellei toisin ole mainittu. Hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero.

Laskutus

Lasku lähetetään Asiakkaalle ensisijaisesti verkkolaskuna Asiakkaan organisaation osoittamaan verkkolaskuosoitteeseen. Asiakas voi halutessaan valita myös laskun toimituksen postitse tai sähköpostitse. Laskuihin lisätään aina laskutuslisä.

Laskulla maksettaessa maksuehto on 14 päivää laskun päiväyksestä, jos Asiakkaan kanssa ei ole toisin sovittu. Viivästyneestä suorituksesta peritään kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen viivästyskorko. FCG:llä on oikeus siirtää erääntyneiden saataviensa perintä Asiakkaan kustannuksella perintätoimiston hoidettavaksi. Viivästyskorko on korkolain mukainen.

Mikäli Asiakas ei suorita maksua eräpäivään mennessä, FCG:llä on oikeus lähettää Asiakkaalle kirjallinen maksukehotus ja asettaa tälle [14] päivän lisämaksuaika. Jollei Asiakas suorita maksua lisämaksuajankaan kuluessa, FCG:llä on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin ilman erillistä ilmoitusta sekä evätä Asiakkaalta pääsy tapahtumaan tai poistaa Asiakas tapahtumasta. Sopimuksen purkaminen ei vapauta Asiakasta velvollisuudesta maksaa jo erääntyneitä tai sopimuksen mukaisia maksuja, eikä rajoita FCG:n oikeutta vaatia korvausta sopimuksen purkamisesta aiheutuneesta vahingosta.

Toimittajan muutosoikeus

FCG varaa oikeuden peruuttaa tilaisuus tai siirtää sen ajankohtaa, tai muuttaa tilaisuuden toteutustapaa. Peruutuksesta tai ajankohdan siirtymisestä ilmoitetaan Asiakkaalle kirjallisesti. Tilaisuuden peruuntuessa kokonaan maksuvelvoite purkaantuu. FCG ei vastaa muutosten tai perumisten aiheuttamista välillisistä kustannuksista, kuten matka- ja majoituskustannuksista.

Muutos- ja peruutusehdot

Voimassa olevat peruutusehdot ovat nähtävissä tilaisuuden verkkosivustolla tai toimitettu kirjallisesti Asiakkaalle ennen varauksen tekemistä. Tapahtumakohtaisia peruutusehtoja sovelletaan ensisijaisesti; näitä yleisiä ehtoja sovelletaan siltä osin kuin tapahtumakohtaisissa ehdoissa ei ole toisin määritelty.

Peruutus on tehtävä kirjallisesti tapahtuman yhteyshenkilölle. Peruutus katsotaan tehdyksi, kun FCG on vastaanottanut sen. Asiakas voi peruuttaa kumppanuuden ilmoitettuun viimeiseen kuluttomaan peruutuspäivään mennessä. Mikäli viimeinen veloitukseton päivä on lauantai tai sunnuntai, on viimeinen maksuton peruutuspäivä sitä edeltävä perjantai. Määräajan jälkeen sovelletaan tapahtumakohtaisia peruutusehtoja. FCG ei ole velvollinen myymään peruutettua osastopaikkaa uudelleen.

Tilattujen palveluiden muutoksesta voidaan periä erillinen käsittelymaksu syntyneiden kustannusten kattamiseksi. FCG ei vastaa peruutusten tai muutosten aiheuttamista välillisistä kustannuksista, kuten matka- ja majoituskustannuksista.

Näyttelyosaston sijainti

FCG osoittaa Asiakkaan näyttelyosaston sijainnin näyttelyalueella. Sopimuksen kohteena on osasto sovitun kokoisena ja sovitun kumppanuuspaketin mukaisin ominaisuuksin, ei tietty sijainti näyttelyalueella.

FCG:llä on oikeus muuttaa näyttelyalueen pohjapiirrosta sekä siirtää osaston sijaintia, jos se on tarpeen näyttelyn kokonaisjärjestelyjen, turvallisuuden, tapahtumapaikan vaatimusten, viranomaismääräysten tai osastojen määrän muutosten vuoksi. Siirrosta ilmoitetaan Asiakkaalle kirjallisesti viipymättä. FCG pyrkii siirrossa säilyttämään osaston koon ja näkyvyyden olennaisesti ennallaan. Osaston sijaintia koskevat toiveet ja aiempien vuosien sijainnit eivät sido FCG:tä.

Tapahtuman sisältö ja osallistujamäärä

Tapahtuman ohjelma, sisältö, esiintyjät ja aikataulu määräytyvät FCG:n kulloinkin julkaiseman ohjelman mukaisesti. FCG:llä on oikeus tehdä ohjelmaan ja aikatauluun muutoksia. FCG:n markkinointimateriaalissa, tapahtuman verkkosivustolla tai myyntimateriaalissa esitetyt osallistuja- ja kävijämäärät ovat arvioita, jotka perustuvat aiempien tapahtumien toteumaan tai ilmoittautumistilanteeseen. Ne eivät ole FCG:n antama takuu tai sitoumus toteutuvasta osallistujamäärästä, osallistujien taustasta taikka osastolla käyvien henkilöiden määrästä.

Toteutunut osallistujamäärä tai sen jakautuminen ohjelman eri osiin ja näyttelyalueelle ei muodosta virhettä FCG:n suorituksessa eikä oikeuta Asiakasta hinnanalennukseen, vahingonkorvaukseen tai sopimuksen purkamiseen.

Osaston rakentaminen ja purkaminen

Osaston rakentaminen, kalustaminen ja purkaminen on tehtävä FCG:n ilmoittamien rakennus- ja purkuaikojen kuluessa. Ajat ilmoitetaan Asiakkaalle näytteilleasettajaohjeessa viimeistään neljä (4) viikkoa ennen tapahtuman alkua. Osaston on oltava valmis näyttelyn avautumishetkellä. Asiakas ei saa purkaa tai tyhjentää osastoaan eikä poistaa osastolta rakenteita, kalusteita tai esiteltävää aineistoa ennen näyttelyn päättymistä ilman FCG:n kirjallista suostumusta. Asiakkaan on poistettava kaikki omaisuutensa näyttelyalueelta purkuajan kuluessa. Purkuajan jälkeen alueelle jäänyt omaisuus voidaan poistaa ja hävittää Asiakkaan kustannuksella.

Näyttelyosastolle tilattavat tuotteet ja tekniikka

Asiakkaan omien äänentoistolaitteiden (esim. kaiuttimet, vahvistimet, mikrofonit tai muut äänentoistoon tarkoitetut laitteet) käyttö tapahtuma-alueella on pääsääntöisesti kielletty. Poikkeuksesta voidaan sopia tapauskohtaisesti etukäteen FCG:n kanssa kirjallisesti. FCG harkitsee poikkeusluvan myöntämistä tapahtuman luonteen, muiden osallistujien häiriöttömän toiminnan sekä tilaisuuden kokonaisuuden näkökulmasta, eikä ole velvollinen perustelemaan mahdollista kielteistä päätöstä. Mahdollisessa poikkeusluvassa FCG voi asettaa äänentoiston käytölle ehtoja, kuten äänenvoimakkuuden rajoituksia tai käyttöaikoja.

Asiakas vastaa siitä, että sen tapahtuma-alueelle tuomat tai tilaamat tekniikka, sähkölaitteet, kalusteet, rakenteet, somisteet ja muut tuotteet ovat voimassa olevien viranomaismääräysten, turvallisuusvaatimusten ja tapahtumapaikan ohjeiden mukaisia. Asiakas vastaa myös omien laitteidensa ja muiden toimitustensa asianmukaisesta käytöstä, asennuksesta, kiinnityksestä ja turvallisuudesta sekä niiden aiheuttamista mahdollisista vahingoista.

Mikäli asiakkaan toimittama tai käyttämä laite, rakenne, kaluste, somiste tai muu tuote aiheuttaa vaaraa, vahinkoa tai kohtuutonta haittaa tapahtumalle, muille osallistujille tai tapahtumapaikalle, FCG:llä on oikeus määrätä sen käyttö keskeytettäväksi tai tuote poistettavaksi tapahtuma-alueelta.
FCG vastaa omista toimituksistaan ja niiden asianmukaisuudesta.

Vakuutukset ja vastuu omaisuudesta

Asiakkaalla on oltava toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävä voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus, joka kattaa Asiakkaan osastotoiminnasta kolmannelle, muille näytteilleasettajille, FCG:lle ja tapahtumapaikalle aiheutuvat henkilö- ja esinevahingot. FCG:llä on oikeus pyytää Asiakkaalta selvitys vakuutuksen voimassaolosta.

Asiakas vastaa omien osastorakenteidensa, laitteidensa, kalusteidensa ja muun omaisuutensa vakuuttamisesta kuljetuksen, rakentamisen, tapahtuman ja purkamisen aikana. Vakuuttamisen laiminlyönti on Asiakkaan oma riski.

FCG ei vastaa Asiakkaan osastolle tai näyttelyalueelle tuodusta, jätetystä tai varastoidusta omaisuudesta eikä sen katoamisesta, vahingoittumisesta tai anastuksesta. Näyttelyaluetta ei valvota tapahtuma-ajan ulkopuolella, ellei siitä ole erikseen kirjallisesti sovittu. Asiakkaan on huolehdittava arvokkaan omaisuuden säilyttämisestä ja osaston valvonnasta itse. Asiakas vastaa vahingosta, jonka Asiakas, sen henkilökunta, alihankkija tai osastolla esiintyvä muu organisaatio aiheuttaa tapahtumapaikan rakenteille, kiinteistölle, kalusteille tai muiden näytteilleasettajien omaisuudelle.

Tapahtumapaikan säännöt ja tapahtumapaikalta tilattavat palvelut

Asiakkaan on noudatettava tapahtumapaikan järjestys-, turvallisuus-, työturvallisuus-, paloturvallisuus- ja jätehuoltomääräyksiä sekä tapahtumapaikan ja FCG:n antamia ohjeita. Määräykset ja ohjeet toimitetaan Asiakkaalle näytteilleasettajaohjeessa tai osoitetaan siinä. Asiakkaan osastorakenteiden, somisteiden ja materiaalien on oltava tapahtumapaikan paloturvallisuusvaatimusten mukaisia. Rakenteiden kiinnittäminen tapahtumapaikan seiniin, lattiaan, kattoon tai muihin rakenteisiin on kielletty ilman tapahtumapaikan ja FCG:n kirjallista lupaa.

Asiakkaan tunnusten ja logon käyttö

FCG:llä on oikeus käyttää Asiakkaan toiminimeä, tavaramerkkiä ja/tai logoa markkinointi- ja viestintätarkoituksiin (esim. referenssiluetteloissa, verkkosivustolla ja markkinointimateriaaleissa) osoittaakseen yhteistyösuhteen olemassaolon. Käytön tulee tapahtua alkuperäisessä muodossa eikä se saa vahingoittaa Asiakkaan mainetta tai antaa harhaanjohtavaa kuvaa yhteistyöstä. Asiakas voi milloin tahansa kirjallisesti kieltää tunnuksensa käytön, minkä jälkeen FCG lopettaa käytön kohtuullisessa ajassa. Käyttöoikeus ei siirrä omistus- tai muita oikeuksia tunnukseen.

Markkinointimateriaalin sisältö ja tapahtuman maine

Asiakkaan osastollaan ja tapahtumassa käyttämän markkinointi- ja esittelyaineiston on oltava lain, hyvän tavan ja tapahtuman ammatillisen luonteen mukaista. Aineisto ei saa loukata kolmannen oikeuksia eikä olla harhaanjohtavaa. FCG:llä on oikeus kieltää tai vaatia poistettavaksi aineisto, esitys tai toiminta, joka on hyvän tavan vastainen, syrjivä, poliittisen tai uskonnollisen vaikuttamisen luonteinen, tapahtuman aihepiiriin sopimaton taikka omiaan vahingoittamaan tapahtuman, FCG:n tai muiden näytteilleasettajien mainetta. Asiakkaan on noudatettava vaatimusta viipymättä.

Jos Asiakas ei noudata sopimuksen ehtoja tai jos Asiakkaan toiminta aiheuttaa olennaista haittaa tapahtumalle, FCG:llä on oikeus keskeyttää Asiakkaan osastotoiminta ja purkaa sopimus välittömin vaikutuksin. Purkaminen ei oikeuta Asiakasta maksun palautukseen tai hyvitykseen, eikä se rajoita FCG:n oikeutta vahingonkorvaukseen.

Asiakkaan markkinointi ja asiakashankinta on rajoitettu Asiakkaan omaan osastoon sekä kumppanuuspaketissa erikseen määriteltyihin näkyvyyspaikkoihin. Aineiston jakaminen, esittely ja asiakashankinta tapahtumapaikan ulkopuolella sen välittömässä läheisyydessä on kielletty ilman FCG:n kirjallista suostumusta.

Osaston oheistoiminta, tarjoilut ja oheistapahtumat

Tarjoilut osastolla järjestetään tapahtumapaikan ohjeiden ja sen anniskelu- ja elintarvikeoikeuksien puitteissa. Alkoholijuomien tarjoaminen ja jakaminen osastolla on sallittua ainoastaan tapahtumapaikan anniskeluoikeuksien nojalla ja tapahtumapaikan hyväksymällä tavalla. Asiakas ei saa tuoda tapahtuma-alueelle omia alkoholijuomia.

Asiakkaan osastolla järjestettävissä kilpailuissa, arvonnoissa ja muissa markkinointitoimenpiteissä Asiakas vastaa siitä, että toiminta on arpajais-, kuluttajansuoja- ja markkinointilainsäädännön mukaista. Asiakas vastaa itsenäisenä rekisterinpitäjänä osastollaan keräämiensä henkilötietojen käsittelystä.

Osaston luovuttaminen ja yhteisosasto

Asiakas ei saa siirtää sopimusta, luovuttaa osastoa tai sen osaa taikka alivuokrata sitä kolmannelle ilman FCG:n etukäteen antamaa kirjallista suostumusta. Kielto koskee myös osaston luovuttamista vastikkeetta sekä samaan konserniin kuuluvia yhtiöitä. Asiakas saa esitellä osastollaan muun kuin oman organisaationsa tuotteita, palveluita, toiminimeä, tavaramerkkiä tai logoa ainoastaan, jos FCG on antanut siihen kirjallisen suostumuksen. Suostumusta on pyydettävä viimeistään [neljä] viikkoa ennen tapahtuman alkua, ja pyynnössä on yksilöitävä kyseinen organisaatio.

FCG:llä on oikeus periä yhteisosastolla esiintyvästä muusta organisaatiosta erillinen kumppanimaksu kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Yhteisosastolla esiintyvä organisaatio on velvollinen noudattamaan näitä toimitusehtoja, ja Asiakas vastaa FCG:lle siitä, että se noudattaa niitä. FCG:llä on oikeus vaatia luvattoman aineiston välitöntä poistamista osastolta, periä kumppanimaksu kaksinkertaisena sekä purkaa sopimus ilman hyvitystä.

Vastuunrajoitukset ja ylivoimainen este

FCG:n kokonaisvastuu rajoittuu Asiakkaan tapahtumasta FCG:lle maksamaan arvonlisäverottomaan maksuun. FCG ei vastaa Asiakkaan välillisistä vahingoista, kuten menetetystä liikevaihdosta, matka- tai majoituskustannuksista tai muista sopimuksen täyttämiseen liittyvistä kustannuksista.

Osapuoli vapautuu velvoitteistaan ja niiden täyttämisen viivästymisen seuraamuksista siltä osin kuin täyt-tämisen estää ylivoimainen este. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan osapuolen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevaa tapahtumaa, jota osapuolen ei voida kohtuudella edellyttää ottaneen huomioon sopimuksen syntyhetkellä ja jonka seurauksia se ei kohtuudella olisi voinut välttää tai voittaa. Ylivoimaisena esteenä pidetään muun muassa:
a)    sotaa, aseellista selkkausta, kapinaa ja terroritekoa;
b)    viranomaisen määräystä, ohjetta, kehotusta tai päätöstä, kokoontumisrajoitusta sekä tuonti- ja vientikieltoa;
c)    pandemiaa, epidemiaa ja laajaa tartuntataudin torjuntatoimea;
d)    luonnonmullistusta, tulipaloa, vesivahinkoa sekä tapahtumapaikan käyttökelvottomuutta tai sen käyttöoikeuden menettämistä;
e)    yleisen liikenteen, energianjakelun tai tietoliikenteen laajaa keskeytystä sekä laajaa kyberhyökkäystä ja tietojärjestelmien laajaa käyttökatkoa;
f)    laajaa työtaistelua, lakkoa, työsulkua ja saartoa; sekä
g)    muuta vaikutuksiltaan vastaavaa epätavallista ja osapuolista riippumatonta syytä.

FCG:n alihankkijaa tai tapahtumapaikan ylläpitäjää kohdannut ylivoimainen este on myös FCG:n vapautumisperuste, jos vastaavaa suoritusta ei voida hankkia muualta ilman kohtuuttomia kustannuksia tai olennaista viivästystä.

Ylivoimaisena esteenä ei pidetä:
a)    osapuolen oman henkilöstön saatavuutta, sairastumista taikka osapuolen omaa matkustus- tai osallistumisrajoitusta; eikä
b)    osapuolen liiketoiminnallista syytä, kuten osallistumisen kannattavuuden heikentymistä tai tapahtuman osallistujamäärän jäämistä ennakoitua pienemmäksi.

Ylivoimaiseen esteeseen vetoavan osapuolen on ilmoitettava esteestä toiselle osapuolelle kirjallisesti viipymättä ja annettava arvionsa esteen vaikutuksesta ja kestosta. Osapuolen on ilmoitettava kirjallisesti myös esteen lakkaamisesta. Jos ilmoitus laiminlyödään, osapuoli ei voi vedota esteeseen siltä osin kuin toinen osapuoli olisi ilmoituksen saatuaan voinut välttää vahingon.

Ylivoimaisen esteen aikana velvoitteiden täyttäminen lykkääntyy. Kumpikin osapuoli on velvollinen rajoittamaan omaa vahinkoaan ja toimimaan kohtuudella toisen osapuolen vahingon rajoittamiseksi. Ylivoimainen este ei vapauta erääntyneen rahamäärän maksamisesta.

FCG:llä on oikeus ylivoimaisen esteen takia siirtää tapahtuma uuteen ajankohtaan tai muuttaa sen toteutustapaa, ja Asiakkaan tilaus siirtyy tällöin sellaisenaan uuteen toteutukseen. Jos uusi ajankohta poikkeaa alkuperäisestä yli 60 päivää, tapahtumapaikkakunta vaihtuu tai näyttely toteutetaan olennaisesti muussa muodossa kuin fyysisenä näyttelynä, Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus ilmoittamalla siitä kirjallisesti kymmenen päivän kuluessa FCG:n ilmoituksesta.

Jos tapahtuma peruuntuu kokonaan ylivoimaisen esteen vuoksi tai Asiakas irtisanoo sopimuksen sopimuksen nojalla, laskuttamatta oleva maksu raukeaa ja maksettu maksu palautetaan Asiakkaalle 30 päivän kuluessa. Palautuksesta voidaan vähentää FCG:lle Asiakkaan lukuun jo aiheutuneet yksilöidyt ja kohtuulliset suorat kulut, kuten Asiakkaan tilaamat osastorakenteet, painotuotteet ja tarjoilut.

Jos tapahtuma toteutetaan ylivoimaisen esteen vuoksi olennaisesti suppeampana, Asiakkaalle hyvitetään toteutumatta jäänyttä osuutta vastaava osa maksusta. Osapuolet vastaavat muutoin itse ylivoimaisesta esteestä aiheutuneista omista kustannuksistaan. FCG ei vastaa Asiakkaalle aiheutuneista matka-, majoitus-, rakennus- tai markkinointikustannuksista eikä muusta välillisestä vahingosta. Jos ylivoimainen este jatkuu yhtäjaksoisesti yli 90 päivää, kumpi tahansa osapuoli voi purkaa sopimuksen ilmoittamalla siitä kirjallisesti toiselle osapuolelle.

Henkilötietojen käsittely

FCG käsittelee tapahtumailmoittautumisissa kerättyjä henkilötietoja tietosuojaselosteensa mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, käsittelyperusteet ja rekisteröidyn oikeudet on kuvattu yksityiskohtaisesti FCG:n tietosuojaselosteessa: https://www.fcg.fi/tietosuojaseloste/. 

Ilmoittautumisen yhteydessä annetut osallistujatiedot sekä muut ilmoittautumiseen vaaditut tiedot tallennetaan FCG:n asiakasjärjestelmään. Toimitusehtoja sekä tietosuojaselostetta sovelletaan myös myöhemmin OmaFCG:n kautta ilmoitettuihin sekä excel-tiedostona toimitettuihin ryhmän osallistujiin.

Osallistujien yhteystietoja voidaan jakaa muille tapahtumaan osallistuville sidosryhmille FCG:n tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla markkinointitarkoituksiin.

Vastuullisuus

FCG on sitoutunut vastuulliseen liiketoimintaan kaikessa toiminnassaan. Toimintamme kulmakiviä ovat ympäristövastuu, yhteiskunnallinen vastuu ja eettinen toiminta. Vastuullisuusperiaatteisiimme voi tutustua osoitteessa https://www.fcg.fi/fcg-tutuksi/vastuullisuus/. 

FCG:lle on myönnetty ISO 9001 (laadunhallinta) ja ISO 14001 (ympäristöjohtaminen) -sertifikaatit. Odotamme myös näytteilleasettajiltamme ja yhteistyökumppaneiltamme sitoutumista vastaaviin periaatteisiin:
•    Lakien ja viranomaismääräysten noudattaminen
•    Korruption ja epäeettisen toiminnan torjuminen kaikissa muodoissaan
•    Tasa-arvoinen ja syrjimätön kohtelu kaikissa tilanteissa
•    Ympäristövaikutusten minimointi tapahtumajärjestelyissä
•    Tietosuoja- ja tietoturvavelvoitteiden noudattaminen

Mikäli havaitsette toimintaan liittyviä epäkohtia, pyydämme ottamaan yhteyttä tapahtuman yhteyshenkilöön tai käyttämään FCG:n luottamuksellista whistleblowing-ilmoituskanavaa, johon löydätte linkin vastuullisuussivulta.

Salassapito

Osapuolet sitoutuvat pitämään salassa sopimuksesta ja tapahtumajärjestelyistä saamansa luottamukselliset tiedot eikä luovuttamaan niitä kolmansille osapuolille ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta. Salassapitovelvoite on voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen.

Muut ehdot

Kumppanuuksiin sovelletaan Suomen lakia ja näitä toimitusehtoja. Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa. FCG pidättää oikeuden muuttaa näitä toimitusehtoja ja tilaisuuskohtaisia erityisehtoja. Asiakkaan tulee ennen tilaustaan tutustua kulloinkin voimassa oleviin toimitusehtoihin ja tilaisuuskohtaisiin erityisehtoihin. FCG ei vastaa tuotteissa, Koulutuksissa tai digitaalisissa sisällöissä mahdollisesti olevista virheistä aiheutuneista vahingoista.

Delivery terms for business partners – Exhibitors and main partners

These delivery terms apply to exhibitor, main partner, and sponsor participation in events and trainings organised by FCG Finnish Consulting Group Oy (Business ID 1940671–3, hereinafter "FCG"). The terms are binding on the company or organisation that has accepted an exhibitor or sponsorship agreement (hereinafter "the Customer") and on the representatives and booth staff designated by it.

These terms supplement FCG’s general delivery terms for training services, available at koulutus.fcg.fi/toimitusehdot. In the event of conflict, the special terms for exhibitors and sponsors take precedence over the general terms.

The person acting as the representative of the organisation confirms, when accepting the terms and completing the registration, that they have the right and authority to enter into an agreement that is binding on the organisation they represent.

The Organisation is responsible for ensuring that FCG has up-to-date contact and billing information, as well as information regarding any change of the designated contact person. Any change of the Organisation's contact person, termination of employment, or changes to contact details shall not affect the binding nature of this Agreement or the Organisation's obligations under it. The Customer must carefully review these delivery terms before registering as an exhibitor or sponsorship partner. By placing an order, the Customer accepts these delivery terms and commits to complying with them in full in their currently valid form.

Formation of Agreement

Reserving an exhibition stand or agreeing on sponsorship takes place in accordance with the partner sales guidelines for each event. The reservation process, timelines, and available packages are described on the event website and in the separate sales or agreement material provided by the exhibition sales team. The Customer must familiarise themselves with the event-specific guidelines before making a reservation.

A binding agreement is formed when FCG has confirmed the order in writing. Merely submitting a reservation form or order message does not yet constitute a binding agreement. FCG reserves the right to accept or reject orders at its discretion and is not obliged to provide reasons for a rejection.

The Customer commits to registering the representatives and booth staff participating in the event in accordance with FCG’s event-specific instructions. Business partnership agreements and the registration of participants take place primarily via the koulutus.fcg.fi website in accordance with the delivery terms in force on that site, available at koulutus.fcg.fi/toimitusehdot.

The Customer is responsible for ensuring that all participant details to be submitted are correct and complete, and that they are provided by the deadline specified in the event-specific instructions. The person acting as the organisation’s representative confirms upon registration that they have the right and authority to register participants in a manner binding on the organisation they represent.

FCG reserves the right to issue event-specific supplementary instructions regarding participant registration procedures. Such instructions will be published on the event website and/or provided to the Customer in writing, and they are binding on the Customer as part of this agreement. These delivery terms, together with FCG’s confirmed order, constitute the entire agreement between the Parties. The agreement is formed and binding without the Parties signing a separate contractual document, unless otherwise specifically agreed in writing. FCG is not obliged to sign or otherwise accept the Customer’s own contract templates, general terms, procurement terms, or other similar documents.

Pricing

The applicable prices and pricing principles for each event are available either on the event website or provided to the Customer in writing.
Partnership prices are valid until further notice or for a separately specified period. FCG reserves the right to amend prices and pricing principles.
Partnership prices are quoted exclusive of value added tax (VAT), unless otherwise stated. The applicable VAT will be added to the prices.

Invoicing

Invoices are sent to the Customer primarily as e-invoices to the e-invoicing address designated by the Customer’s organisation. The Customer may also choose to receive the invoice by post or email. An invoicing fee is always added to invoices.

When paying by invoice, the payment term is 14 days from the invoice date, unless otherwise agreed with the Customer. A late payment interest in accordance with the Interest Act (Korkolaki) in force at the time will be charged on overdue payments. FCG has the right to assign overdue receivables to a debt collection agency at the Customer’s expense. Late payment interest is calculated in accordance with the Interest Act.

If the Customer fails to make payment by the due date, FCG has the right to send the Customer a written payment reminder and set an additional payment period of [14] days. If the Customer does not make payment within the additional payment period either, FCG has the right to immediately terminate the agreement without separate notice and to deny the Customer access to the event or to remove the Customer from the event. Termination of the agreement does not release the Customer from the obligation to pay any amounts that have already fallen due or are payable under the agreement, nor does it limit FCG’s right to claim compensation for damages caused by the termination.

FCG’s Right to Modify

FCG reserves the right to cancel an event, reschedule it, or change its format. The Customer will be notified of any cancellation or rescheduling in writing. If an event is cancelled in its entirety, the payment obligation is extinguished. FCG is not liable for indirect costs caused by changes or cancellations, such as travel or accommodation costs.

Amendment and Cancellation Terms

The applicable cancellation terms are available on the event website or have been provided to the Customer in writing prior to making the reservation. Event-specific cancellation terms take precedence; these general terms apply to the extent that the event-specific terms do not provide otherwise.

Cancellation must be made in writing to the event contact person. A cancellation is deemed to have been made when FCG has received it. The Customer may cancel the partnership up to the stated last free-of-charge cancellation date. If the last free-of-charge cancellation date falls on a Saturday or Sunday, the last free-of-charge cancellation date is the Friday preceding that weekend day. Event-specific cancellation terms apply after the deadline. FCG is not obliged to resell a cancelled exhibition stand.

A separate handling fee may be charged for changes to ordered services to cover the costs incurred. FCG is not liable for indirect costs caused by cancellations or changes, such as travel or accommodation costs.

Exhibition Stand Location

FCG assigns the location of the Customer’s exhibition stand within the exhibition area. The subject matter of the agreement is a stand of the agreed size and with the features included in the agreed partnership package, not a specific location within the exhibition area.

FCG has the right to modify the floor plan of the exhibition area and to relocate a stand if this is necessary due to the overall organisation of the exhibition, safety considerations, venue requirements, regulatory requirements, or changes in the number of stands. The Customer will be notified of any relocation in writing without delay. FCG aims to maintain substantially the same size and visibility of the stand in any relocation. Preferences regarding stand location and locations from previous years are not binding on FCG.

Event Content and Number of Participants

The programme, content, speakers, and schedule of the event are determined by the programme published by FCG from time to time. FCG has the right to make changes to the programme and schedule.

Participant and visitor numbers presented in FCG’s marketing materials, on the event website, or in sales materials are estimates based on actual figures from previous events or the current registration status. They do not constitute a guarantee or commitment by FCG regarding the number of participants that will materialise, the backgrounds of participants, or the number of persons visiting the stand.

The actual number of participants or its distribution between different parts of the programme and the exhibition area does not constitute a defect in FCG’s performance and does not entitle the Customer to a price reduction, compensation, or termination of the agreement.

Stand Construction and Dismantling

The construction, fitting-out, and dismantling of the stand must be completed within the construction and dismantling periods specified by FCG. These times will be communicated to the Customer in the exhibitor’s guide no later than [four] weeks before the start of the event. The stand must be ready at the time the exhibition opens.

The Customer may not dismantle or clear the stand or remove structures, furnishings, or display materials from the stand before the exhibition closes without FCG’s written consent. The Customer must remove all of its property from the exhibition area within the dismantling period. Property remaining in the area after the dismantling period may be removed and disposed of at the Customer’s expense.

Products and Technology Ordered for the Exhibition Stand

The use of the Customer’s own sound amplification equipment (e.g. loudspeakers, amplifiers, microphones, or other devices intended for sound amplification) in the event area is prohibited as a general rule. Exceptions may be agreed on a case-by-case basis in advance with FCG in writing. FCG will consider granting an exception permit taking into account the nature of the event, the undisturbed operation of other participants, and the overall event, and is not obliged to provide reasons for any negative decision. In any exception permit granted, FCG may impose conditions on the use of sound amplification, such as volume limits or times of use.

The Customer is responsible for ensuring that the technology, electrical equipment, furnishings, structures, decorations, and other products it brings to or orders for the event area comply with applicable regulatory requirements, safety requirements, and venue guidelines. The Customer is also responsible for the appropriate use, installation, attachment, and safety of its own devices and other deliveries, as well as for any damage caused by them.

If a device, structure, furnishing, decoration, or other product delivered or used by the Customer poses a danger, causes damage, or causes unreasonable inconvenience to the event, other participants, or the venue, FCG has the right to order its use to be suspended or the product to be removed from the event area. FCG is responsible for its own deliveries and their appropriateness.

Insurance and Liability for Property

The Customer must hold a valid operational liability insurance policy that is adequate in relation to the nature and scope of its activities and that covers personal injury and property damage caused to third parties, other exhibitors, FCG, and the venue as a result of the Customer’s booth operations. FCG has the right to request confirmation from the Customer that the insurance policy is in force.

The Customer is responsible for insuring its own booth structures, equipment, furnishings, and other property during transportation, construction, the event, and dismantling. Failure to obtain insurance is at the Customer’s own risk.

FCG is not liable for property brought to, left at, or stored in the Customer’s stand or the exhibition area, or for its loss, damage, or theft. The exhibition area is not monitored outside event hours unless separately agreed in writing. The Customer must ensure the safekeeping of any valuables and the supervision of the stand themselves.

The Customer is liable for damage caused by the Customer, its staff, a subcontractor, or another organisation appearing at the stand to the structures, real property, furnishings, or property of other exhibitors at the venue.

Venue Rules and Services Ordered from the Venue

The Customer must comply with the venue’s rules on order, safety, occupational safety, fire safety, and waste management, as well as the instructions provided by the venue and FCG. The rules and instructions will be provided to the Customer in the exhibitor’s guide or referenced therein.

The Customer’s booth structures, decorations, and materials must comply with the venue’s fire safety requirements. Attaching structures to the venue’s walls, floor, ceiling, or other structures is prohibited without the venue’s written permission.

Use of the Customer’s Name and Logo

FCG has the right to use the Customer’s trade name, trademark, and/or logo for marketing and communications purposes (e.g. in reference lists, on the website, and in marketing materials) to indicate the existence of the business relationship. The use must be in the original form and must not damage the Customer’s reputation or give a misleading impression of the collaboration. The Customer may at any time prohibit the use of its name or logo in writing, after which FCG will cease the use within a reasonable time. The right of use does not transfer ownership or any other rights to the name or logo.

Marketing Material Content and Event Reputation

The marketing and presentation materials used by the Customer at its stand and at the event must comply with legislation, good practice, and the professional nature of the event. The materials must not infringe the rights of third parties or be misleading.

FCG has the right to prohibit or require the removal of any material, presentation, or activity that is contrary to good practice, discriminatory, political or religious in nature, inappropriate for the subject matter of the event, or likely to damage the reputation of the event, FCG, or other exhibitors. The Customer must comply with such a requirement without delay.

If the Customer fails to comply with the terms of the agreement or if the Customer’s activities cause material detriment to the event, FCG has the right to suspend the Customer’s booth operations and terminate the agreement with immediate effect. Termination does not entitle the Customer to a refund or credit, nor does it limit FCG’s right to claim compensation.

The Customer’s marketing and customer acquisition activities are restricted to the Customer’s own stand and the visibility positions specifically defined in the partnership package. Distributing materials, presenting, and acquiring customers elsewhere outside the venue in its immediate vicinity is prohibited without FCG’s written consent.

Side Activities, Catering and Food & Beverage Products, and Side Events at the Stand

Catering at the stand is arranged within the framework of the venue’s instructions and its alcohol and food service licences. The serving and distribution of alcoholic beverages at the stand is permitted only on the basis of the venue’s alcohol licence and in a manner approved by the venue. The Customer may not bring its own alcoholic beverages into the event area.

In competitions, prize draws, and other marketing activities organised at the Customer’s stand, the Customer is responsible for ensuring that the activities comply with lottery, consumer protection, and marketing legislation. The Customer acts as an independent data controller with respect to the personal data collected at its stand.

Transfer of Agreement and Joint Stand

The Customer may not assign the agreement, transfer the stand or any part thereof, or sublease it to a third party without FCG’s prior written consent. The prohibition also applies to transferring the stand free of charge and to companies belonging to the same group.

The Customer may present the products, services, trade name, trademark, or logo of an organisation other than its own at the stand only with FCG’s written consent. Consent must be requested no later than [four] weeks before the start of the event, and the request must identify the relevant organisation.

FCG has the right to charge a separate partner fee from another organisation appearing at a joint stand in accordance with the price list in force at the time. An organisation appearing at a joint stand is obliged to comply with these delivery terms, and the Customer is responsible to FCG for ensuring that it does so. FCG has the right to demand the immediate removal of unauthorised materials from the stand, to charge the partner fee at double the rate, and to terminate the agreement without compensation.

Limitation of Liability and Force Majeure

FCG’s total liability is limited to the amount paid by the Customer to FCG for the event, exclusive of value added tax. FCG is not liable for the Customer’s indirect losses, such as lost revenue, travel or accommodation costs, or other costs related to the performance of the agreement.

A Party is released from its obligations and the consequences of delay in performing them to the extent that performance is prevented by a force majeure event. Force majeure means an event beyond a party’s control that the party could not reasonably have been expected to take into account at the time the agreement was formed and the consequences of which it could not reasonably have avoided or overcome. 

Force majeure events include, among others:
a) war, armed conflict, insurrection, and acts of terrorism;
b) an order, instruction, recommendation, or decision by an authority, restrictions on assembly, and import and export prohibitions;
c) a pandemic, epidemic, and extensive measures to combat a communicable disease;
d) a natural disaster, fire, water damage, and the venue becoming unusable or losing its right of use;
e) a widespread interruption of public transport, energy distribution, or telecommunications, as well as a widespread cyberattack and a widespread outage of information systems;
f) a widespread labour dispute, strike, lockout, and blockade; and
g) other unusual reasons beyond the control of the parties with equivalent impact.

A force majeure event affecting FCG’s subcontractor or the venue operator also constitutes grounds for FCG’s release from liability, if an equivalent performance cannot be procured from elsewhere without unreasonable cost or material delay.

The following are not considered force majeure:
a) the availability or illness of a party’s own staff, or a party’s own travel or participation restriction; or
b) a commercial reason on the part of a party, such as the profitability of participation declining or the number of event participants falling below what was anticipated.

A party seeking to rely on a force majeure event must notify the other party of the event in writing without delay and provide an assessment of the event’s impact and expected duration. The party must also notify the other party in writing when the event ceases. If the notification obligation is neglected, the party may not invoke the event to the extent that the other party could have avoided the loss had it received the notification.

During a force majeure event, the performance of obligations is postponed. Each party is obliged to limit its own loss and to act reasonably to limit the loss of the other party. A force majeure event does not release a party from the obligation to pay amounts that have already fallen due.

FCG has the right, as a result of a force majeure event, to reschedule the event or change its format, in which case the Customer’s order transfers as such to the new implementation. If the new date deviates by more than 60 days from the original, the event location changes, or the exhibition is held in a materially different format from a physical exhibition, the Customer has the right to terminate the agreement by notifying FCG in writing within ten days of FCG’s notification.

If the event is cancelled in its entirety due to a force majeure event, or if the Customer terminates the agreement pursuant to the agreement, any uninvoiced amount lapses and any amount already paid will be refunded to the Customer within 30 days. From the refund, FCG may deduct identified and reasonable direct costs already incurred on the Customer’s behalf, such as booth structures, printed materials, and catering ordered by the Customer.

If the event is held in a materially reduced form due to a force majeure event, the Customer will be credited with a proportion of the payment corresponding to the part that did not materialise. The parties are otherwise responsible for their own costs arising from the force majeure event. FCG is not liable for the Customer’s travel, accommodation, construction, or marketing costs or for any other indirect loss.

If a force majeure event continues uninterruptedly for more than 90 days, either party may terminate the agreement by notifying the other party in writing.

Processing of Personal Data

FCG processes personal data collected during event registrations in accordance with its privacy policy. The purposes of personal data processing, the legal bases for processing, and the rights of data subjects are described in detail in FCG’s privacy policy: https://www.fcg.fi/tietosuojaseloste/.

Participant details and other information required for registration that are provided at the time of registration are stored in FCG’s customer system. The delivery terms and the privacy policy also apply to group participants registered later via OmaFCG and to participants submitted as an Excel file.

Participants’ contact details may be shared with other stakeholders participating in the event for marketing purposes in the manner described in FCG’s privacy policy.

Sustainability

FCG is committed to responsible business practices in all its activities. The cornerstones of our operations are sustainable development, social responsibility, and ethical conduct. Our sustainability principles can be found at https://www.fcg.fi/fcg-tutuksi/vastuullisuus/.

FCG holds ISO 9001 (quality management) and ISO 14001 (environmental management) certifications. We also expect our exhibitors and partners to commit to equivalent principles:
•    Compliance with legislation and regulatory requirements
•    Combating corruption and unethical conduct in all its forms
•    Equal and non-discriminatory treatment in all situations
•    Minimising environmental impact in event arrangements
•    Compliance with data protection and information security obligations

If you observe any shortcomings related to our activities, we ask you to contact the event contact person or to use FCG’s confidential whistleblowing reporting channel, a link to which can be found on the sustainability page.

Confidentiality

The parties commit to keeping confidential any confidential information received in connection with the agreement and the event arrangements, and to not disclosing it to third parties without the other party’s written consent. The confidentiality obligation remains in force after the agreement has ended.

Other Terms

Finnish law applies to the partnerships and these delivery terms. Any disputes arising from this agreement shall be resolved at the Helsinki District Court (Helsingin käräjäoikeus). FCG reserves the right to amend these delivery terms and event-specific special terms. The Customer must familiarise themselves with the delivery terms and event-specific special terms in force at the time before placing their order.

FCG is not liable for damages caused by any defects in products, training sessions, or digital content.